Privacy

Hoe gaat Bo-Ex om met mijn gegevens?

Om ons werk te kunnen doen, registreren en bewaren we persoonsgegevens. We volgen hierin de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming AVG Privacy en Cookie beleid en we gebruiken de gegevens alleen daar waar ze nodig zijn. Bo-Ex gaat uiterst zorgvuldig met persoonsgegevens om en we nemen maatregelen om deze te beschermen en misbruik te voorkomen. In ons privacyreglement is vastgelegd hoe Bo-Ex met persoonsgegevens omgaat, waarvoor deze worden gebruikt en hoe we ze beschermen. Lees hierover meer op deze pagina.

Waarom heeft Bo-Ex een privacyreglement?

Bo-Ex verzamelt allerlei gegevens van huurders (daar waar huurders staat, kunt u ook (ex) huurder, medehuurder, woningzoekende, koper, leverancier of medewerker lezen.) Als verhuurder hebben we die gegevens nodig om ons werk te kunnen doen. We registreren persoonsgegevens bijvoorbeeld voor het afsluiten van een huurovereenkomst en het innen van de maandelijkse huur. Daarnaast verzamelen we gegevens van huurders om hen te informeren bijvoorbeeld door in de toekomst een digitale nieuwsbrief te mailen.

Met deze privacygevoelige informatie (in de wet ‘persoonsgegevens’ genoemd) gaan we zorgvuldig om. In het kader van onze dienstverlening streven we naar zo volledig mogelijke contactgegevens. We registreren graag een e-mailadres en extra telefoonnummer zodat we huurders kunnen bereiken wanneer nodig. Maar we registreren niet meer gegevens dan nodig en beschermen de gegevens die we vastleggen zodanig dat ze niet in handen van onbevoegden komen. We verstrekken geen persoonsgegevens van huurders aan derden behalve als dat nodig is om ons werk te kunnen doen. Hier houden we ons strikt aan: huurders moeten in alle opzichten kunnen rekenen op vertrouwelijke behandeling van hun gegevens. In het privacy reglement is vastgelegd hoe Bo-Ex met persoonsgegevens van huurders omgaat, waarvoor deze worden gebruikt en hoe we ze beschermen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon. Dus de combinatie van naam en geboortedatum en contactgegevens zijn allemaal persoonsgegevens. Hiernaast kent de wet bijzondere persoonsgegevens; dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld om eventuele sociale problematiek.

Wat zegt de wet over de verwerking van persoonsgegevens?

Wettelijk is het toegestaan om persoonsgegevens te verwerken als hiervoor één (of meer) van de in de wet genoemde grondslagen aanwezig is:

• D​​​e gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij betrokkene partij is of wenst te worden (nodig voor de huurovereenkomst);
• De gegevensverwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen (bv inkomensgegevens bij woningtoewijzing);
• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor een gerechtvaardigd belang van Bo-Ex zelf of van een derde (bv het delen van gegevens in het kader van het bestrijden van overlast of woonfraude)de huurder heeft voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming verleend.

Voor de verwerking van persoonsgegevens door Bo-Ex zal in de meeste gevallen de eerste grondslag (uitvoering van een overeenkomst) aan de orde zijn, maar in sommige gevallen zal Bo-Ex op gegevens verwerken op de andere genoemde grondslagen, waarbij gewezen kan worden op de voorbeelden die in het voorgaande genoemd zijn. Indien Bo-Ex gegevens verwerkt op basis van door de betrokkene gegeven toestemming, dan kan de betrokkene deze toestemming te allen tijde weer intrekken, zonder dat dat af doet aan de rechtmatigheid van de verwerkingen vóór die intrekking.

Verwerken van persoonsgegevens

Onder het verwerken van persoonsgegevens verstaat de wet: het verzamelen, opslaan, inzien, delen, koppelen, gebruiken, wijzigen, verwijderen enzovoort; kortom, alles wat we doen met persoonsgegevens. Volgens de wet moeten we zo min mogelijk persoonsgegevens verwerken (dataminimalisatie).

Welke persoonsgegevens verzamelt Bo-Ex?

Bo-Ex verzamelt diverse persoonsgegevens van huurders. Deze gegevens leggen we vast op het moment dat een huurovereenkomst wordt afgesloten of op andere momenten dat er contact is met de huurder. We verzamelen de volgende gegevens van de huurder (indien van toepassing):

• Geslacht
• Volledige namen (zowel voor- als achternaam)
• Adres
• Telefoonnummer(s)e-mailadres
• Geboortedatum
• Betalingsgegevens en bankrekeningnummer(s)
• Betaalhistorie
• Gezinssamenstelling
• Inkomensgegevens
• Inkomensverklaring
• Foto’s van eigendommen
• Crimineel/strafrechtelijk verleden
• Indicatie rondom WMO
• Betrokken hulpverlening
• (Multi)problematiek
• (Overlast)meldingen
• Faillissementsaanvraag
• Overige persoonsgegevens waarvan verwerking noodzakelijk is;

Bo-Ex hecht er een groot belang aan om zo concreet mogelijk aan te geven welke gegevens wij in voorkomende gevallen verwerken, maar kan niet uitsluiten dat er in bijzondere of onvoorziene situaties toch andersoortige persoonsgegevens verwerkt worden dan in deze lijst bij name benoemd worden.

Beveiligingscamera’s

In verband met veiligheid van bewoners hangt Bo-Ex soms beveiligingscamera’s op. Het gaat daarbij om het tegengaan van overlast, misdrijven en vandalisme en het beschermen van de bewoners en hun eigendommen. Overal waar Bo-Ex cameratoezicht heeft, hangen borden van wie deze camera’s zijn. De camera’s zijn op zo’n manier opgesteld dat ze niet in woningen filmen en zo min mogelijk de openbare weg of eigendommen van anderen filmen. We gebruiken de beelden alleen om bij een incident de aard van de overtreding vast te stellen of om daders, betrokkenen of getuigen te kunnen identificeren. De beelden worden uitsluitend bekeken door de beheerder of een daartoe bevoegde opsporingsambtenaar van de politie en mogen geen consequenties hebben voor niet-betrokkenen van het incident. De bewaartermijn voor deze beelden is maximaal vier weken of tot na afhandeling van op camerabeelden vastgelegde incident.

Waarvoor hebben we persoonsgegevens nodig?

Bo-Ex heeft persoonsgegevens van huurders nodig om haar werk goed te kunnen uitvoeren.

We gebruiken deze gegevens voor:

• Verhuren, beheren en onderhouden van verhuurbare eenheden, waaronder woon- en bedrijfsruimten, wooncomplexen, garages en parkeerplaatsen;
• Uitvoeren van de woonruimteverdeling;
• Uitvoeren van de inkomenstoets bij nieuwe verhuringen;
• Innen van de huur en overige betalingen, inclusief het in handen van derden stellen van deze vorderingen en het voorkomen van uit huiszettingen;
• Onderhoud en reparaties (laten) uitvoeren;
  Zorgen voor een kwalitatief goede en leefbare woonomgeving;
• Aanpak van woonfraude en overlast;
• Meldingen aan zorg verlenende instanties;
• Verkopen van woningen, bedrijfsruimte en parkeerplekken;
• Afhandelen van geschillen en klachten;
• Communicatie met onze huurders over al deze bovenstaande punten;
• Verwerken van inkomende en uitgaande documenten (bijvoorbeeld postregistratie en e-mail archivering);
• Onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening (KWH);
• Intern beheer van de organisatie (bijvoorbeeld managementinformatie);
• Uitvoeren van betalingen aan crediteuren (bv aannemers);
• Berekening van inkomsten en uitgaven en het laten uitvoeren van accountantscontrole;
• Nakomen van wettelijke verplichtingen (bijv. controle inkomen).

Hoe gebruiken en beschermen we persoonsgegevens?

Bo-Ex koppelt persoonsgegevens aan unieke codes (bijvoorbeeld het contractnummer) om communicatie mogelijk te maken. Dat is nodig om ons werk te kunnen doen. We verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig zijn voor het uitvoeren van onze werkzaamheden. We publiceren nooit zonder toestemming persoonsgegevens van huurders en andere relaties.

Geheimhouding

Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens van onze huurders, is contractueel gebonden aan geheimhoudingsplicht. Dit is vastgelegd in de integriteitscode voor medewerkers en verwerkingsovereenkomst voor externen.

Toegang tot gegevens

Alleen medewerkers die het echt nodig hebben voor hun werk hebben toegang tot de persoonsgegevens van onze huurders en mogen deze inzien en verwerken voor zover nodig.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan de wettelijke bewaartermijnen. Daarna vernietigen we deze persoonsgegevens of bewaren we ze op een manier dat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon.

Beveiliging

We nemen alle noodzakelijke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Deelt Bo-Ex gegevens met andere organisaties?

Bo-Ex gebruikt de verzamelde persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met organisaties die voor ons werkzaamheden verrichten of waarmee we samenwerken.

Leveranciers

Bo-Ex verstrekt uw, minimaal noodzakelijke, persoonsgegevens uitsluitend aan leveranciers die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van bijvoorbeeld het uitvoeren van de huurovereenkomst. Daarbij kunt u denken aan leveranciers die noodzakelijk zijn betrokken bij de werkzaamheden, bijvoorbeeld een loodgieter, reparateur en/of aannemer. Bo-Ex verstrekt bijvoorbeeld uw contactgegevens zodat deze partijen contact kunnen leggen met u ten behoeve van de planning. In sommige gevallen worden er meer persoonsgegevens verstrekt, bijvoorbeeld aan een deurwaarder.

Voorbeelden van andere verwerkers van Bo-Ex zijn de ICT- en softwareleveranciers. Deze leveranciers hebben toegang tot de persoonsgegevens in bijvoorbeeld onze systemen of maken voor ons de back-ups en slaan voor ons de gegevens op.

Bo-Ex heeft de vereiste contractuele en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om te verzekeren dat de persoonsgegevens uitsluitend voor de overeengekomen doeleinden door de derde partij worden gebruikt. In verwerkersovereenkomsten heeft Bo-Ex met deze partijen strikte afspraken gemaakt over hoe zij om dienen te gaan met de persoonsgegevens.

Ketenpartners

Bo-Ex kan op grond van samenwerkingsconvenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld gemeenten, politie en zorginstellingen ter behartiging van gerechtvaardigde belangen van Bo-Ex en haar maatschappelijke taken. Hierbij kunt u denken aan de verwerkingen van de noodzakelijke persoonsgegevens ter bestrijding van bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt en ter bevordering van de leefbaarheid in de buurt. De gegevensuitwisseling dient binnen de wettelijke kaders plaats te vinden en omvat niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk is. Het hangt van het doel van het convenant af of we u van de gegevensverstrekking op de hoogte stellen.

Welke rechten heb ik als huurder?

Elke huurder heeft het recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming en het recht op verzet ten aanzien van de verwerking van zijn persoonsgegevens.

Verzoeken tot inzage kunnen via email, de website of schriftelijk worden ingediend bij Bo-Ex. Wanneer een verzoek tot inzage wordt gedaan krijgt de verzoeker een volledig overzicht van de verwerkte gegevens, de herkomst van de gegevens, de ontvangers van de gegevens en de doelen van de verwerking van de gegevens. De navolgende gegevens worden niet door Bo-Ex overlegd aan de huurder:

Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik;
Persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld een klacht over een huurder die is ingediend door de buurman, worden niet overlegd;
Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van de AVG.
Voordat een verzoek tot inzage en verzet in behandeling wordt genomen moet de huurder zich eerst hebben geïdentificeerd. Huurders kunnen dit doen door langs te komen en ID kaart of paspoort (het origineel!) te tonen. Als de huurder jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger. Het verzoek tot inzage wordt binnen vier weken beantwoord.

Verzoeken tot correctie en verwijdering

Correctie van persoonsgegevens worden alleen gehonoreerd als de gegevens onjuist zijn, onvolledig zijn voor het doel waarvoor de gegevens worden verzameld of als deze niet ter zake dienend zijn of in strijd met de wet worden verwerkt. Als het correctieverzoek wordt gehonoreerd, dan zal Bo-Ex de wijzigingen zo snel mogelijk doorvoeren. Bo-Ex zal een eventuele wijziging ook aan derden partijen doorgeven aan wie deze gegevens in het verleden zijn verstrekt, tenzij deze kennisgeving onmogelijk is of onevenredige inspanning kost.

Verwijdering van persoonsgegevens is slechts mogelijke indien de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor de gegevens verzameld of anderszins verwerkt zijn, en er zwaarwegende redenen of wettelijke verplichtingen in de weg staan aan het wissen van de gegevens. Gegevenswissing zal zonder onredelijke vertraging uitgevoerd worden.

Recht van bezwaar

In verband met persoonlijke bijzondere omstandigheden kan een huurder in bij de wet geregelde gevallen verzet aantekenen tegen de verwerking van bepaalde gegevens. Het verzoek dient per e-mail privacy@Bo-Ex.nl of schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij Bo-Ex. Bo-Ex beslist binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is dan beëindigt Bo-Ex direct de verwerking. Bo-Ex is niet verplicht gehoor te geven aan een verzet als het verstrekken van gegevens door Bo-Ex wettelijk verplicht is of noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst die de betrokkene met Bo-Ex gesloten heeft of gaat sluiten.

Persoonsgegevens en digitale media

Bij het regelen van woonzaken via de website zoals bijvoorbeeld een huuropzegging geven huurders en andere gebruikers toestemming om hun persoonsgegevens vast te leggen. Als iemand een contactformulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens bewaard zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag. De persoonsgegevens die we aangeleverd krijgen via www.boex.nl verwerken we volgens dit Privacyreglement.

Analytische cookies van Google

Met behulp van Google-Analytics cookies kunnen we informatie verzamelen over de bezoeken aan en het gebruik van onze website www.boex.nl. Indien een huurder bezwaar heeft tegen het gebruik van cookies, dan kan hij deze in, uitschakelen en verwijderen via de internetbrowser.